Jeśli odczuwasz stres, obowiązki Cie przygniatają, a rozwój Twojej firmy utknął w martwym punkcie, najwyższa pora nauczyć się delegować zadania! 

Pracując w pojedynkę, możesz wykonać tylko określoną ilość zadań – niezależnie od Twoich starań. Ogranicza Cię nie tylko czas oraz życie osobiste, ale często również Twoja własna marka i klienci. Jak to możliwe? Bywa, że bardzo zadowoleni z Twoich usług klienci, przyciągają kolejnych i następuje swoista “klęska urodzaju”. Jeśli wszystko jest na Twojej głowie, przeciążenie obowiązkami może spowodować drastyczny spadek jakości usług i obsługi klientów. W takiej sytuacji prawdopodobnie zostaną z Tobą tylko ci najlojalniejsi. Inni poszukują odpowiednich standardów gdzie indziej. Jak z tego wybrnąć? Odpowiedź jest prosta – naucz się delegować zadania!

Po lekturze mojego wpisu blogowego “6 sygnałów świadczących o tym, że Twoja firma desperacko potrzebuje wsparcia z zewnątrz” potrafisz już zidentyfikować symptomy świadczące o tym, że nie radzisz sobie w pojedynkę. W kolejnym wpisie pt. “Nie bój się delegować!” przekazałam Ci wskazówki jak pozbyć się błędnych przekonań i wewnętrznych blokad przed delegowaniem i nauczyć szukać wsparcia dla Twojego biznesu. Pójdźmy jednak dalej i odpowiedzmy sobie na podstawowe pytanie: komu i w jaki sposób możesz delegować zadania?

Komu delegować zadania?

Dobierając idealnego kandydata do przejęcia części Twoich obowiązków, weź pod uwagę następujące kryteria:

• Doświadczenie, wiedza i umiejętności kandydata w odniesieniu do delegowanego zadania.
• Czy dysponujesz odpowiednim czasem i zasobami, pozwalającymi zapewnić potrzebne szkolenia?
• Jaki jest preferowany styl pracy kandydata?
• Jakie jest jego bieżące obciążenie pracą?
• Czy wybrana osoba ma czas na podjęcie większej liczby obowiązków?
• Czy delegowanie tego zadania będzie wymagało reorganizacji innych obowiązków i obciążeń?

Ważna wskazówka:

Kiedy po raz pierwszy delegujesz zadania, być może zauważysz, że wykonanie ich zajmuje pracownikowi znacznie więcej czasu niż Tobie. Dzieje się tak z prostej przyczyny – jesteś ekspertem w danej dziedzinie, a osoba, której oddelegowałeś obowiązki, wciąż się uczy. 

Musisz się uzbroić w cierpliwość: wybór odpowiedniej osoby i odelegowanie zadania w prawidłowy sposób, już wkrótce spowoduje, że stanie się ona kompetentna i wiarygodna.

Jak delegować zadania?

Poniższe zasady pomogą przyspieszyć proces przekazania obowiązków wyznaczonej osobie:

1. Jasno wyartykułuj i z góry określ pożądany rezultat/cel zadania.
2. Zidentyfikuj ograniczenia i wyznacz odpowiednie granice. Jaką odpowiedzialność i decyzyjność ma osoba, której delegujesz zadanie? Ustal z góry, czy w sytuacji, która wymaga podjęcia decyzji, osoba wykonująca zadanie powinna:

• Czekać na Twoją decyzję?
• Zapytać, jakie powinna podjąć kroki?
• Zaproponować rozwiązanie i po otrzymaniu od Ciebie zielonego światła działać samodzielnie?
• Działać bez Twojej zgody i zgłaszać wyniki?
• Inicjować działania, a potem okresowo raportować postępy?

3. Tam, gdzie to możliwe, włączaj pracowników w proces delegowania. Daj im możliwość decydowania, jakie zadania mają być im delegowane i kiedy.
4. Dopasuj poziom odpowiedzialności do poziomu jednostki. Śmiało możesz delegować część odpowiedzialności, jednak ostateczne decyzje i odpowiedzialność za firmę powinny zawsze należeć do Ciebie. 
5. Zapewnij odpowiednie wsparcie i bądź dostępny, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania. Zapewnij sukces projektu poprzez ciągłą komunikację i monitorowanie, a także zapewnienie wymaganych zasobów.
6. Skoncentruj się na wynikach. Nie opisuj szczegółowo, w jaki sposób praca powinna być wykonana. Pamiętaj, Twój sposób działania niekoniecznie jest tym jedynym i najlepszym. Zaufaj osobie, której zlecasz zadanie i kontroluj wynik, nie metodę pracy!
7. Unikaj tzw. „delegowania w górę”. Jeśli pojawi się problem, nie pozwól, aby osoba przerzuciła odpowiedzialność za zadanie z powrotem na Ciebie! Poproś ją o propozycję rozwiązania problemu – nie udzielaj od razu odpowiedzi.
8. Buduj motywację i zaangażowanie. Omów, w jaki sposób sukces firmy wpłynie na nagrody finansowe, przyszłe możliwości, nieformalne uznanie oraz inne profity.
9. Okazuj uznanie współpracownikom, jeśli na nie zasługują.
10. Dokładnie ustal termin realizacji każdego zadania.
11. Ustal harmonogram punktów kontrolnych, w których będziesz przeglądać postępy w realizacji projektu.
12. W razie potrzeby skoryguj zadanie.
13. Poświęć trochę czasu na przejrzenie efektu. 

Po wykonaniu powyższych kroków upewnij się, że członek zespołu został odpowiednio poinformowany na temat swoich obowiązków i celów zadania. Poświęć trochę czasu na wyjaśnienie, dlaczego akurat te osoby zostały wybrane do pracy i czego od nich oczekujesz w trakcie projektu. 

Wskaż dokładnie swoje cele, określ terminy oraz zasoby, z których mogą korzystać. Uzgodnij harmonogram weryfikacji postępów.

Upewnij się również, że członkowie zespołu wiedzą, że w momencie wystąpienia jakichkolwiek problemów, jesteś dostępny, aby udzielić odpowiedzi na wszelkie pytania i okazać wsparcie.

Aby skutecznie delegować, należy znaleźć równowagę pomiędzy zapewnieniem wystarczającej przestrzeni współpracownikom, aby mogli jak najlepiej wykorzystać swoje możliwości, a monitorowaniem i wspieraniem ich na tyle skutecznie, aby mieć pewność, że praca zostanie wykonana poprawnie i w terminie.

Kiedy delegowane zadanie zostanie wykonane, dokładnie sprawdź rezultaty i koniecznie pochwal członka zespołu, jeśli praca została wykonana zgodnie lub powyżej Twoich oczekiwań. Jest to niezmiernie istotne, ponieważ buduje pewność siebie i efektywności członków zespołu, co z kolei przełoży się bezpośrednio na wynik kolejnego delegowanego zdania. 

Na pierwszy rzut oka delegowanie może wydawać się kłopotliwe i czasochłonne. Być może masz wrażenie, że lepiej pozostać przy starym modelu i robić wszystko osobiście. Nic bardziej mylnego! Dzięki skutecznemu delegowaniu możesz skupić się na zadaniach, które mają dla Ciebie i Twojej firmy najwyższy priorytet. W tym samym czasie inne osoby zrealizują wszystkie pozostałe zadania. I to jest właśnie przepis na sukces Twojej firmy!