You are currently viewing Organizacja biura w domu: moje sprawdzone metody i narzędzia

Organizacja biura w domu: moje sprawdzone metody i narzędzia

Wirtualne biuro — powód do narzekań dla tych, których do pracy zdalnej zmusiła sytuacja, lub temat żartów — jak te, o ubieraniu się do pasa „na zoom”. Jednocześnie dla sporej grupy pracowników wirtualne biuro stało się ulubionym sposobem działalności zawodowej. Wielu z nas bardzo sobie chwali pracę w domu, ale są i tacy, którzy pracując zdalnie nie potrafią się skupić, nawet przez 5 minut.

Organizacja biura w domu – zmiany w myśleniu

Przed pandemią dom rzadko kojarzył się z pracą, raczej z relaksem i czasem wolnym. Coraz częściej mówi się również o wypaleniu lub spadku motywacji osób pracujących online. I ciężko się temu dziwić, kiedy obowiązki zawodowe musimy dzielić z opieką nad dziećmi i zajęciami domowymi.

Badania pn. „Bezpieczeństwo pracy w Polsce 2020. Wpływ pandemii na polski rynek pracy” przeprowadzone na grupie 1517 osób pracowników i 200 osób odpowiedzialnych za pracowników pokazało, że w badanej grupie wyraźnie wzrosła ilość pracodawców umożliwiających pracę zdalną — z 16 % przed pandemią do 95% podczas pandemii.

Zgodnie z danymi GUS w Warszawie, w minionym roku niemal co 5 pracujący wykonywał pracę zdalnie w następstwie zaistniałej sytuacji epidemicznej. Wśród pozostałych regionów średnio pracę zdalną z powodu zagrożenia COVID-19 wykonywał co 20 pracujący.

Udział procentowy pracy zdalnej w II kwartale 2020 roku podczas pandemii

Jak się jednak okazuje, nie tylko pandemia wpłynęła na popularność tej formy zatrudnienia. Wg szacunków Flexjobs ilość osób pracujących zdalnie wzrosła od 2014 roku o około 160%. Niezależnie od tego, czy praca zdalna to wybór przemyślany, czy raczej wymóg sytuacji, warto wykorzystać poniższe wskazówki, aby zoptymalizować Twoją produktywność w home office.

Organizacja biura w domu – skup się

Zdecydowana większość ludzi nie potrafi pracować, gdy rozprasza ich domowa krzątanina. Nie dotyczy to tylko przeciętnego człowieka, ale i osób takich jak Bill Gates, który, kiedy potrzebuje zająć się naprawdę ważnymi sprawami, izoluje się od świata.

Podobnie postępowanie można zauważyć u wielu znanych osobistości, co potwierdza, że efektywna praca wymaga szeregu rytuałów i zasad, unikania rozpraszaczy oraz głębokiego skupienia.

Doskonałym przykładem jest Carl Gustav Jung, który posunął się do tego, że wybudował specjalny dom do pracy w odludnej okolicy. Albo Joanne Kathleen Rowling, która kończąc Insygnia Śmierci (kolejny tom cyklu o Harrym Potterze), miała tak poważny problem ze skupieniem się w swoim edynburskim domu, że wynajęła ogromny apartament w hotelu Balmoral, zapewniający jej odpowiednie warunki do pracy.

Nie każdego stać na takie inwestycje i nieprędko (o ile w ogóle) nasze miejsca pracy będą konstruowane na wzór Eudaimonia Machine, czyli budynku-maszyny (koncepcja stworzona przez Davida Dewana) zaprojektowanym tak, aby umożliwić ludziom jak najbardziej skupioną pracę.

Na szczęście w poszukiwaniu ciszy i spokoju nie musisz sięgać po tak radykalne środki. Nawet w małym mieszkaniu w bloku jesteś w stanie wypracować metodę pracy, która zapewni znakomite efekty.

Organizacja biura w domu zacznij od niezbędnej bazy

  • Ciche i wygodne miejsce do pracy
  • Komputer/ Smartfon
  • Szybkie łącze internetowe
  • Aplikacje do konferencji, czatu i inne
  • Słuchawki z mikrofonem

Jeżeli nie posiadasz w domu biura dostosowanego do 8-godzinnej pracy, lub choćby biurka w odosobnionym miejscu, spróbuj znaleźć cichą przestrzeń z dala od rozpraszaczy, takich jak np. telewizor czy wirująca pralka. Nawet jeśli miałby to być tylko stół w jadalni. Jeśli nie dysponujesz regulowanym fotelem, zamień zwykłe krzesło na nieco bardziej wygodne i przystosowane do długotrwałej pracy, wykorzystując choćby poduszki. W sytuacji, gdy praca zdalna nie jest krótkotrwałym wymogiem spowodowanym pandemią, tylko Twoim normalnym sposobem działania i nie zamierzasz tego zmieniać, proponuję zaopatrzyć się przynajmniej w małe biurko i regulowane siedzisko.

Ergonomia miejsca pracy to nie tylko nudny termin do zaliczenia na kursie BHP, ale przede wszystkim Twoje zdrowie. (temat ergonomii w przystępny i wyczerpujący sposób omawia Przemysław Ćwik we wpisie: “Ergonomiczne home office. Jak pracować w domu i się nie rozchorować”.

I pamiętaj! Zanim zaczniesz działać, przygotuj ładowarki, długopisy i wszystko, czego możesz potrzebować w trakcie pracy. Dzięki temu nie będziesz się rozpraszać, szukając np. papieru do drukarki. Przed rozpoczęciem pracy nie zapomnij również o naładowaniu telefonu i laptopa, abyś przez niski poziom baterii nie musiał przerwać zadania wymagającego skupienia.

Wybierz komputer dostosowany do swoich potrzeb, a jeśli wykonujesz kilka projektów jednocześnie, lub pracujesz na wielu programach, możesz potrzebować np. dwóch monitorów. Wybór komputera ma ogromny wpływ na Twoją produktywność, dobierz więc sprzęt o odpowiednich parametrach oraz oprogramowanie, które odpowiada Twoim potrzebom.

Korzystaj ze sprawdzonego, szybkiego łącza internetowego. Nie sposób dobrze wykonywać pracę zdalną, kiedy nie możesz liczyć na dobre połączenie internetowe. Pracujesz online, więc to jeden z najważniejszych elementów domowego biura.

Organizacja biura w domu wypracuj własne metody pracy

Na rynku dostępna jest ogromna ilość materiałów (książki, e-booki, podcasty, artykuły, filmy itd.) na temat własnej produktywności i tzw. zarządzania sobą w czasie. Grunt to dobrać najlepiej pasującą do Ciebie metodę lub metody i je zastosować. Co działa u mnie?

Metoda 2 Minut – jeśli masz do zrobienia czynność, która zajmuje około 2 minut (może być 1, 3, 4 minuty), robisz ją natychmiast i nie odkładasz na później.

Zasada Pomodoro — skupiasz się na pracy w określonych odcinkach czasu, np. 25-minutowych, przeplatanych 5-minutowymi przerwami. Odcinki można wydłużać lub skracać, w zależności od Twoich umiejętności skupienia. Na jedno zadanie możesz przeznaczyć czas np. 4 x pomodoro, czyli 4 × 25 minut plus przerwy.

Planowanie czasu niezbędnego do wykonania pracy zgodnie ze sprawdzonymi metodami może wydać się nieco skomplikowane. Z jednej strony dobrze jest, zgodnie z zasadą 60/40, zachować bufor czasowy na sytuacje niezaplanowane. Z drugiej jednak strony, zgodnie z prawem Parkinsona, zadanie zajmie Ci dokładnie tyle czasu, ile na nie przeznaczysz. Nie rezerwuj więc zbyt długich terminów realizacji. Realnie oceń swoje możliwości, dodaj 40% czasu ekstra, ale zamknij wykonanie zadania w konkretne ramy czasowe. Nie martw się, z czasem nabierzesz praktyki i planowanie będzie coraz prostsze.

Organizacja biura w domu rutyna

Kluczem pracy w domu jest wyrobienie sobie odpowiedniej rutyny! W tym miejscu przytoczę cytat z książki „Jedna rzecz. Zaskakujący mechanizm niezwykłych osiągnięć” Gary’ego Kellera i Jaya Papasana:

Sukces to tak naprawdę krótki wyścig – wręcz sprint – napędzany dyscypliną tylko przez tyle czasu, aby pewne sprawy weszły w nawyk i przestały wymagać szczególnego poświęcenia.

Zgodnie z najnowszymi badaniami, potrzebujemy od 18 do 254 dni, aby wyrobić sobie nawyk. Wybieramy zatem nasze najważniejsze tematy, które najszybciej doprowadzą nas do sukcesu, i zaczynamy pracować nad rutyną już dziś.

I na koniec jeszcze jedna bardzo ważna sprawa. Najbardziej ergonomiczne krzesło i wypracowane nawyki nie pomogą nam, jeśli nie zapoznamy się z podstawowymi aplikacjami i programami, które pomagają w pracy zdalnej.

Organizacja biura w domu Aplikacje i programy

Oto moja subiektywna lista, czyli narzędzia, które lubię i z których korzystam. Może znajdziesz w poniższym spisie coś dla siebie.

Zaczynając od już wymienionych na Instagramie i Facebooku:

  1. WordPress – napisany w języku PHP system zarządzania treścią zaprojektowany został głównie do obsługi blogów. Można na nim również stworzyć proste i funkcjonalne strony z podstronami, strony typu one-page, a nawet sklep internetowy. Nieustannie uczę się jego obsługi, ponieważ ma różne poziomy zaawansowania. Jednak już dziś dzięki WP tworzę estetyczne i responsywne strony, które się podobają i dzięki którym dostaję kolejne zlecenia.
  1. Canva – internetowe narzędzie umożliwiające tworzenie projektów graficznych. Moim zdaniem to narzędzie genialne w swojej użyteczności. W Canvie stworzysz banery, grafiki, ikonografi, posty na Social Media, ale też dobierzesz paletę kolorów do swojej marki, sprawdzisz, które fonty do siebie pasują i jak je dobrać. A nawet zrobisz logo. Większość funkcji jest całkowicie darmowa, jednak warto sprawdzić stronę prawną wykorzystania zdjęć, czy innych elementów – duży artykuł na ten temat zamieściła na swoim blogu Aga Zalewska z Legalnie na Onlajnie – polecam! Mniej rozbudowanym, ale bardzo podobnym programem jest Crello.
  1. Asana – aplikacja internetowa i mobilna, która pomaga zespołom w organizowaniu, nadzorowaniu i zarządzaniu pracą. W wersji darmowej możesz rozpisać swoje projekty i prowadzić je w pojedynkę lub dodać nawet 15 osób! Do projektów możesz dopisać zadania i podzadania oraz przypisać je konkretnym osobom. Do dyspozycji masz m.in. kalendarz, listy zadań i listy kanban. Inne warte uwagi aplikacje do planowania i zarządzania projektami to np.: Trello, Nozbe.

Pójdźmy dalej:

  1. Kalendarz Google — darmowy kalendarz internetowy dostarczany przez Google. Pozwala również tworzyć i udostępniać publiczne kalendarze.
  1. Evernote – aplikacja do przechowywania i organizowania notatek, także z plików tekstowych, stron www, zdjęć, nagrań audio czy odręcznych notatek.
  1. Pomodoro Tracker – aplikacja do wspomnianej wyżej metody Pomodoro. Możesz regulować czas skupienia i zaplanować przerwy.
  1. Toggl Track to oprogramowanie do śledzenia czasu pracy. W prosty sposób ustawiasz zadanie i włączasz zegar, który odmierza czas przeznaczony na realizację. Możesz również stworzyć raport dla klienta z czasem pracy nad jego zleceniem. Innym tego typu narzędziem jest Hubstaff.
  1. Mailerlite, GetResponse, Mailchimp — narzędzia do tworzenia i obsługi Newslettera.
  1. ActiveCampaign – bardziej rozbudowane, niż powyższe, oprogramowanie do automatyzacji obsługi klienta, które łączy e-mail marketing, automatyzację marketingu, automatyzację sprzedaży i kategorie CRM.
  1. Ortograf.pl – strona do sprawdzania poprawnej pisowni.
  1. Interpunkcja.pl — wbrew nazwie, strona sprawdzająca nie tylko interpunkcję, ale ogólnie poprawność pisowni.
  1. Calendly – aplikacja, dzięki której możesz umówić termin konsultacji — jak na mojej stronie, w zakładce kontakt.
  1. Kaboompics, Unsplash, Pixabay, Pixels itd. – strony z grafikami i zdjęciami, darmowymi, lub odpłatnymi. Sprawdź za każdym razem licencję, zanim skorzystasz z ilustracji.
  1. Flaticon – darmowe ikony, Icon Finder – ikony w comiesięcznym abonamencie.
  1. Later, Planoly, Buffer itd. – aplikacje do planowania postów na media społecznościowe.
  1. Google Drive, Dropbox — usługa do przechowywania, synchronizacji i udostępniania plików.
  1. Momentum Chrome – zostawiłam na koniec, choć ten dodatek do przeglądarki Chrome wita mnie każdego dnia. Codziennie rano możesz liczyć na dawkę inspiracji i motywacji, sprawdzić pogodę, wypisać główne cele na dany dzień i uzupełnić klasyczną listę to-do.

Nie jest to oczywiście pełny zestaw narzędzi, a raczej minimum niezbędne w pracy online. O innych przydatnych aplikacjach z pewnością nie raz przeczytasz w moich kolejnych wpisach. A jeśli jesteś ciekaw, jak w praktyce wykorzystuję metody opisane w poście, zapraszam Cię do współpracy.