delegowanie zadań

Nie bój się delegować!

Śmiało można powiedzieć, że delegowanie zadań to jedna z umiejętności kluczowych dla sukcesu firmy. Tymczasem, na przekór temu stwierdzeniu, właściciele małych firm zazwyczaj próbują robić wszystko osobiście. Jakby ignorując fakt, że bycie dobrym we wszystkim jest zwyczajnie niemożliwe, a prowadzenie firmy i jej skalowanie wiąże się z tyloma zadaniami, że ich delegowanie jest wręcz konieczne, jeśli chcemy, żeby nas biznes prosperował i się rozwijał.

W moim wpisie – 6 sygnałów świadczących o tym, że Twoja firma desperacko potrzebuje wsparcia z zewnątrz przytoczyłam szereg niepokojących symptomów, które możesz zaobserwować, próbując prowadzić firmę samodzielnie. Jednak nawet gdy zdajesz sobie sprawę, że pomoc może bardzo korzystnie wpłynąć na Twoje życie osobiste i rozwój biznesu, możesz nie wiedzieć jak właściwie delegować i komu delegować zadania.

Do tego dochodzi jeszcze jeden istotny aspekt — zaufanie. Delegując, upoważniasz kogoś do działania w Twoim imieniu. Przekazujesz określone uprawnienia, czyli oddajesz komuś obcemu część kontroli nad Twoją firmą. Komuś, kto, oczywiście w Twoim mniemaniu, nie zrobi tego tak dobrze, jak Ty. A przecież to Twój biznes i tylko Ty i wyłącznie Ty masz wiedzę, co należy zrobić i umiejętności jak to zrobić… Stop. Nie daj się zapędzić w pułapkę takiego myślenia.

Co ciekawe, w przekazywaniu zadań przeszkadza również perfekcjonizm. Mam na myśli osoby, które uważają, że znacznie łatwiej jest zrobić wszystko samemu i że właśnie one wykonują to najlepiej.

Zdarzają się również tacy biznesmeni, którzy uważają, że przekazywanie pracy umniejsza ich znaczenie. Ale bywa też wręcz przeciwnie — brakuje im pewności siebie i nie chcą obarczać innych swoimi sprawami.

Jeśli zatem odczuwasz część lub większość symptomów wspomnianych w moim wcześniejszym artykule, ale nadal planujesz skalować i rozwijać swój biznes, to już naprawdę najwyższy czas poszukać wsparcia.

Zdaję sobie sprawę, że nie jest łatwo zmienić swoje nastawienie i prawdopodobnie wciąż masz spore opory przed delegowaniem. Jednak mam na to radę — podejdź do tematu metodycznie i postępuj zgodnie z poniższymi punktami:

1. Pokonaj własne obiekcje dotyczące delegowania

Porzucenie błędnych przekonań może być niezwykle trudne. Rezygnacja z postawy „jestem ekspertem we wszystkim” wymaga pracy nad sobą i, co może wydać się zaskakujące, nabrania pewności siebie.

Odrzuć perfekcjonizm i naucz się odpuszczać pewne sprawy. Wtedy zlecenie zadania komuś innemu przestanie wydawać się kompletnie niemożliwe. Zacznij od małych zadań i na początek zlecaj tylko pomniejsze obowiązki. W pierwszej kolejności możesz delegować coś, co jest najbardziej oczywiste i dosyć często delegowane, jak na przykład prowadzenie księgowości. Wiele firm w obawie przed karami naliczanymi przez Urząd Skarbowy, decyduje się na przekazanie swoich finansów odpowiedzialnej i doświadczonej księgowej.

Delegowanie zadań
delegowanie zadań

2. Określ swoje zadania w firmie i zdecyduj, co możesz delegować

Ustal czym konkretnie zajmujesz się na co dzień, a następnie sprecyzuj, co jest dla Ciebie naprawdę istotne z punktu widzenia rozwoju firmy — wyznacz swoje priorytety. Skonkretyzuj zadania, z których jesteś w stanie zrezygnować oraz takie, których z całą pewnością nie oddasz/nie możesz oddać osobom trzecim. Zrób listę wszystkich obowiązków, do których wykonania Twoja obecność jest niezbędna, a resztę deleguj. Możesz do tego wykorzystać matrycę Eisenhowera i podzielić zadania na:

  • Zadania ważne i pilne — wymagają Twojego natychmiastowego działania
  • Zadania ważne i niepilne — istotne dla firmy, ale takie, które mogą poczekać
  • Zadania nieważne, ale pilne — deleguj!
  • Zadania nieważne i niepilne — niemające zbytnio wpływu na firmę — zrezygnuj!

Poszereguj zadania zgodnie z poziomem umiejętności pracowników. Kategoria, która wymaga najwyższych kwalifikacji, powinna być przypisana Tobie. Zadania z kategorii związanych z niższymi kwalifikacjami mogą być przypisane innym. Powierzenie komuś odpowiedzialności za zadanie wymagające dużego wysiłku i niewielkich umiejętności pozwoli Ci zaoszczędzić mnóstwo czasu!

3. Stwórz procedury i instrukcje aby delegować sprawniej

Jeśli wciąż masz obawy, czy ktoś inny poradzi sobie z Twoimi zadaniami, stwórz dla niego szczegółowe procedury postępowania i instrukcje. Nawet jeśli proces wydaje Ci się oczywisty, pamiętaj o dołączeniu procedury do każdego delegowanego zadania. Jeśli masz określone preferencje dotyczące sposobu wykonania zadania, dołącz te informacje. Zawsze komunikuj sposób i termin wykonania zadania.

delegowanie to zysk
Deleguj

4. Deleguj zgodnie z kompetencjami

Jako szef firmy powinieneś już znać mocne i słabe strony każdego członka Twojego zespołu. Przydziel zadania zgodnie z umiejętnościami potrzebnymi do jego wykonania. Nie rozdzielaj zadań nieadekwatnych do posiadanych kwalifikacji. Konsekwentnie deleguj ten sam rodzaj zadań konkretnej osobie, co sprawi, że z czasem będzie biegła właśnie w takich zadaniach. I pamiętaj o jeszcze jednej możliwości – jeśli nie posiadasz w zespole osoby o odpowiednich kompetencjach, lub z różnych powodów nie możesz obarczyć współpracowników dodatkowymi obowiązkami, zawsze możesz sięgnąć po pomoc z zewnątrz i na przykład skorzystać z pomocy wirtualnej asystentki.

5. Zaufaj osobie, której delegowałeś zadania

I jeszcze jedna bardzo ważna kwestia! Nie powinieneś sprawdzać obsesyjnie, czy zadanie jest wykonywane dokładnie w taki sposób, jaki Ty byś zastosował. Wystarczy, że pracownik będzie postępował zgodnie z wytycznymi i osiągnie zamierzony cel. Delegowanie nie przyniesie spodziewanych efektów, jeśli będziesz śledził każdy krok podwykonawcy. Zaufaj osobom, którym delegujesz zadania i pozwól im pracować po swojemu. Oczywiście możesz od czasu do czasu weryfikować na bieżąco, czy zadanie przebiega zgodnie z planem.

Delegowanie nie zawsze jest łatwe, a proces nie zawsze jest jasny, ale im szybciej zaczniesz, tym szybciej zdobędziesz wiedzę, jak robić to skutecznie. Musisz też uświadomić sobie, że ten proces nigdy nie będzie doskonały, ale ucząc się na własnych doświadczeniach (oraz błędach) i wprowadzając niezbędne poprawki, dojdziesz do bardzo zadowalających efektów.

Z korzyścią dla siebie, Twojej rodziny i firmy.